بایگانی الکترونیکی به چه معناست؟
بایگانی الکترونیکی چیست, منظور از بایگانی اسناد و مدارک، اصولاً فرآیندی است که طی آن اسناد و مدارکی که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، با هدف امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره و طبقه‌بندی می‌شوند.
این فرآیند اگر به صورت الکترونیکی و دیجیتالی انجام شود، بایگانی الکترونیکی نامیده می‌شود.
در روش سنتی و دستی، بایگانی اسناد در سازمان‌ها توسط واحد بایگانی یا دبیرخانه انجام می‌شد.
اما با پیاده‌سازی سیستم بایگانی الکترونیکی، بیشتر مراحل آن به صورت خودکار و توسط نرم افزار انجام می‌شود.
در بایگانی الکترونیکی، اسناد برای طولانی مدت به صورت دیجیتالی ذخیره و طبقه‌بندی می‌شوند.
از سوی دیگر، کلمه آرشیو نیز به مجموعه اسناد بایگانی شده گفته می‌شود.
آرشیو دیجیتال نیز مجموعه اسنادی است که از طریق عکسبرداری یا اسکن به اسناد دیجیتال تبدیل شده و یا از ابتدا به صورت دیجیتال بوده و در سیستم ذخیره‌سازی شده‌اند.
ویژگی های سیستم مدیریت آرشیو
درج سند در ساختار
یکی از بخشه‌ای پرکاربرد سیستم آرشیو، درج اطلاعات اسناد در یک ساختار مناسب است.
پس‌ازآن که مدیر سیستم برای نوعی از اسناد یک ساختار مناسب طراحی کرد، باید بر اساس آن ساختار یک فرم نیز برای ورود اطلاعات اسناد طراحی کند.
ازآن‌پس کاربران دیگر می‌توانند اطلاعات آن نوع اسناد را در فرم وارد و در سیستم ذخیره کنند.
عملیات روی ساختار و پرونده‌ها
روی ساختارها می‌توان عملیات مختلفی مانند مشاهده فهرست اسناد، ویرایش، نمایش، حذف، دریافت فایل تعریف و … انجام داد.
امکان جستجو و گزارش‌گیری
در هر ساختار تعدادی سند وجود دارد و هر سند تعدادی مشخصه دارد.
برای یافتن سند یا سندهایی از یک ساختار که مشخصه‌های موردنظر را داشته باشد، از ابزار جستجو استفاده می‌شود.
هنگام جستجو می‌توان هر تعداد از مشخصات یک سند را که موردنظر است انتخاب کرد و هر شرطی را میان آنان گذارد.
میز کار من
میز کار من جایی است که هر کاربر می‌تواند به سلیقه خود بخشی از قابلیت‌های مختلف سیستم را که بیشتر با آنها کار دارد یکجا گردآورده تا به‌سرعت به آنها دسترسی داشته باشد.
دسترسی به هرکدام از قابلیت‌های سیستم از جای خود امکان‌پذیر است ولی هرکدام از آنها را که کاربر به میز کار من بیاورد، یک ” لینک” به آن قابلیت است و او از طریق میز کار من به آن دست می‌یابد.
مدیریت پوشه‌ها
هر سندی را که موردنیاز باشد، می‌تواند با جستجو یافت. اما پیش می‌آید که یک کاربر، سندهایی را که به‌طور دائم نیاز داشته باشد.
برای آنکه این سندها را هر بار با جستجو به دست نیاورد، در سیستم آرشیو “پوشه‌ها” پیش‌بینی‌شده است تا سندها یا پرونده‌های موردنظر را در آن بگذارد. به‌این‌ترتیب پوشه‌ها نوعی بایگانی شخصی است.
طراحی فرم
پس‌ازآنکه یک ساختار و یا پرونده در سیستم آرشیو طراحی شد، برای ورود داده سندها و ویرایش آن و یا دیدن اسناد، باید برای آن ساختار یا پرونده فرم طراحی شود.
فرم، قالبی برای ورود اطلاعات سندهای ساختار است. با ورود اطلاعات اسناد، یک جدول درست می‌شود و هر ردیف آن‌یک سند است.
برای هر ساختار می‌تواند دو نوع فرم طراحی کرد. فرم ویرایش برای ورود اطلاعات مربوط به اسناد و ویرایش سندها است. فرم نمایش تنها برای دیدن اسناد است بدون آنکه بتوان آنها را تغییر داد.
با جداسازی دو نوع فرم می‌تواند دسترسی به فرم ویرایش را محدود کرد اما فرم نمایش را در اختیار افراد بیشتری گذارد.
طراحی ساختار
اصلی‌ترین قسمت سیستم آرشیو اسناد، طراحی ساختار است. با این کار، یک ساختار اطلاعاتی در پایگاه داده درست می‌شود تا بتوان اطلاعات مربوط به نوع معینی از سندهای یک سازمان را در آن ساختار سامان داد.
بنابراین برای هر نوع سند، مانند نقشه فنی، محصول یک کارخانه و … ساختاری مناسب با اطلاعات مربوط به آن سند باید تعریف شود.
با واردکردن اطلاعات یک نوع سند خاص، یک جدول درست می‌شود و هر سطر از جدول مشخصات یک سند، مثلا از یکی از نقشه‌های فنی خواهد بود.
ساختار توسط مدیر سیستم طراحی می‌شود و کاربران آرشیو از آنها برای مشاهده یا ورود اطلاعات اسناد استفاده خواهند کرد.
بایگانی الکترونیکی اسناد
بایگانی الکترونیکی اسناد، بهینه ترین روشی است که شرکت های خوب و سازمان های دولتی یا نرم افزار آن را از پیش خریداری کرده اند یا به ضرورت وجود آن پی برده اند و به دنبال راهکار نرم افزاری مناسبی جهت بایگانی کردن اسناد به صورت الکترونیکی هستند.
چه بخواهیم، چه نخواهیم گذار از آرشیو کاغذی به بایگانی الکترونیکی یک واقعیت ضروری است.
آرشیو الکترونیک یا دیجیتال یک حمل کننده داده دیجیتالی قابل خواندن توسط کامپیوتر است. این اسناد هم می توانند کاغذی باشند، هم از قبل به صورت الکترونیکی نیز وجود داشته باشند و بایگانی شوند، مانند ایمیل ها.چرا بایگانی فیزیکی در دنیای دیجیتال ضروری است؟
حفظ اطلاعات یا همان بایگانی فیزیکی در طول زمان همواره یک چالش مهم برای بشریت بوده است، با وجود پیشرفت های تکنولوژیکی ما هنوز نتوانسته ایم شکل حفاظتی کاملاً دائمی از سوابق و اطلاعات را توسعه دهیم.
بهترین راه حل ما برای بایگانی فیزیکی، ایجاد چندین نسخه و ذخیره سازی آن ها در مکان های مختلف بوده است، به این امید که حداقل یکی از نسخه ها سالم بماند.
این نیز راه حل شارلمانی 1200 سال پیش بود. اکثریت قریب به اتفاق ادبیات کلاسیک که تا به امروز سالم مانده است، نتیجه نسخه اولیه قرون وسطایی Charlemagne از یک شبکه اشتراک گذاری فایل همتا به همسالان است که شامل انتقال ایمن متون بین صومعه ها برای کپی و ذخیره سازی است.
مزیت های بایگانی الکترونیک اسناد چیست؟
صرفه جویی در فضا: برای مثال، یک هارد SSD یک ترابایتی شامل ۴۳۰۰۰ کیلومتر مربع اتاق بایگانی کاغذی می شود.
صرفه جویی در زمان: به دلیل وقتی که صرف جستجو، دسته بندی و / یا از بین بردن اسناد فیزیکی می شود، استفاده از آرشیوالکترونیک این روند را بسیار تسریع می کند.
صرفه جویی در هزینه: آرشیو کاغذی اسناد هزینه هنگفتی به سازمان تحمیل می کند، از هزینه کاغذ گرفته تا هزینه پرینت و فرستادن فاکتورها، قراردادها، رسیدها و ….
جلوگیری از خطر از بین رفتن اسناد: آرشیو الکترونیکی اسناد خطر از بین رفتن آنها به دلیل فرسوده شدن کاغذ یا از بین رفتن آنها توسط عواملی مانند آتش سوزی یا در معرض آب قرار گرفتن را از بین می رود.
سهولت به اشتراک گذاری: بایگانی الکترونیکی اسناد به اشتراک گذاری اسناد را تسهیل می کند. در عین حال، داده های دیجیتال در هر جایی قابل دسترس هستند.
دسترسی امن به آرشیو: به وسیله بایگانی الکترونیکی دسترسی به اسناد از طریق نرم افزار قابل کنترل بوده، ردیابی می شود و در نتیجه امنتر می شود.
حرف آخر:
امیدواریم که از این وبلاگ استفاده لازم رو برده باشید.
دیگر وبلاگ های ما را نیز مطالعه بفرمایید